Als je aan het werk bent, kan het nog wel eens chaos zijn. Er is heel veel werk, weinig tijd en weinig mankracht. Het risico hiervan, naast dat het gewoon geen fijne werksfeer is, is dat het een zooitje wordt op het kantoor. Iedereen heeft honderden papieren, lijstjes en ordners liggen op zijn bureau en het overzicht is ver te zoeken. Gelukkig bestaan er een aantal manieren waarop je je werk zo geordend en efficiënt mogelijk kunt houden. Lees hier in deze blog meer over.
Stap 1: een goed begin is het halve werk
Allereerst kent iedereen natuurlijk wel de uitspraak ‘een goed begin is het halve werk’. En deze uitspraak is hartstikke waar! Het is heel belangrijk om vanaf het begin van je werktijd bij een bedrijf al proberen je bestanden te ordenen en je papieren te sorteren. Als je dit pas gaat doen als het druk wordt, is er natuurlijk geen beginnen meer aan. Je zal dan door de bomen het bos niet meer kunnen zien en dat wil je niet. Start dus al goed en dan zul je hier later de voordelen van ondervinden. Als je het moeilijk vindt om te bedenken hoe je je documenten handig kan ordenen, kan je altijd even aan collega’s vragen die er langer werken hoe zij dat doen. Maar bedenk wel; je moet uiteindelijk een manier vinden die voor jou goed werkt.
Stap 2: handige programma’s
Daarnaast zijn er veel handige programma’s die je met dit ordenings- en sorteerproces kunnen helpen. Je kan bijvoorbeeld je bestanden opslaan op je eigen computer, maar je kan dit ook op iets zoals Google Drive of Dropbox doen. Het voordeel hiervan is, is dat je documenten niet alle ruimte innemen op je computer. Ook zijn er veel handige apps en programma’s om bijvoorbeeld to-do-lijstjes te maken, doelen te stellen en agenda’s te synchroniseren. En vergeet niet om altijd een back-up van je bestanden te maken. Schaf bijvoorbeeld een harde schijf aan en probeer regelmatig een kopie te maken van je computer (zet bijvoorbeeld hiervoor een agendamelding). Het zou namelijk zonde zijn als dat project waar je al zo lang aan werkt zomaar ineens weg is.
Stap 3: optimaliseer bedrijfsprocessen
Tot slot zijn er verschillende bedrijven die gespecialiseerd zijn in het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Dit kan ook heel fijn zijn om aan te kaarten bij je baas (want het is wel een investering). Een voorbeeld van zo’n bedrijf is Planlogic, zij zijn gespecialiseerd in SAP Business One. Als je denkt dat zo’n bedrijf inhuren echt zijn vruchten kan afwerpen binnen jouw kantoor, dan is dit misschien wel de moeite waard. De bedrijven zijn gespecialiseerd in het implementeren van de programma’s of software en kunnen dus een hele grote hulp zijn. En natuurlijk op de lange termijn veel tijd en geld besparen!